بدترین زمان برای ازدستدادن مشتری زمانی است که او تقریباً تمامی مسیر را طی کرده و فقط امضای قرارداد باقی مانده است. کسبوکار برای جذب کاربر هزینه کرده، او ثبتنام کرده، اطلاعاتش بررسی شده، احراز هویت را انجام داده و آماده دریافت خدمت است؛ بااینحال هنوز آخرین مرحلهای که تصمیم او را به یک رابطه تجاری نهایی تبدیل میکند باقی مانده است.
به گزارش روابط عمومی جیبیت، امضا در این نقطه دیگر یک کار اداری در انتهای مسیر نیست. کاربر تصمیمش را گرفته است؛ قرارداد باید این تصمیم را به شروع رابطه تجاری تبدیل کند، نهآنکه مانع تازهای پیش پای او بگذارد؛ بههمین دلیل، کیفیت فرایند امضا روی سرعت تبدیل، زمان شروع خدمت و میزان درگیری تیمهای داخلی اثر میگذارد.
مسئله اصلی را میتوان با یک سؤال ساده سنجید: از زمان تأیید کاربر تا امضای نهایی قرارداد، چند اقدام، سامانه و پیگیری هنوز باقی مانده است؟ هر یک از این نقاط میتوانند زمان نهاییشدن قرارداد را افزایش دهند و بخشی از کاری را که قرار بود دیجیتال و مقیاسپذیر باشد، دوباره به عملیات دستی بازگردانند.
امضای قرارداد کجا برای کسبوکار هزینه میسازد؟
هزینه یک فرایند ناکارآمد امضا فقط در تأخیر قرارداد دیده نمیشود؛ زمان تیم فروش و عملیات هم صرف ارسال سند، یادآوری، بررسی وضعیت و هماهنگی میان امضاکنندگان میشود. با افزایش تعداد قراردادها، همین کارهای پراکنده به یک بار عملیاتی دائمی تبدیل میشوند.
در قراردادهای چندامضایی، ترتیب امضا، ارسال سند برای افراد مختلف و کنترل تکمیل مراحل این پیچیدگی را بیشتر میکند. از سمت کاربر نیز جابهجایی میان سامانهها، دریافت فایل، احراز هویت در مسیری جداگانه یا بازگشت دوباره برای ادامه امضا، تجربهای را که تا آن نقطه دیجیتال بوده چندپاره میکند.
هرچه نهاییشدن قرارداد بیشتر به اقدامات دستی و مسیرهای جداگانه وابسته باشد، هم زمان شروع خدمت عقب میافتد و هم کنترل این مرحله برای کسبوکار دشوارتر میشود.
راهحل صرفاً انتقال امضای کاغذی به صفحه نمایش نیست. احراز هویت، دریافت گواهی، مشاهده سند، ثبت امضا و دریافت نسخه نهایی باید در یک جریان منسجم قرار بگیرند، یعنی بهشکلی سادهتر برای کاربر و کمتر نیازمند به هماهنگی و پیگیری برای کسبوکار.
امضای دیجیتال جیبیت؛ از احراز هویت تا قرارداد نهایی در فرایندی یکپارچه
سرویس امضای دیجیتال جیبیت در امتداد دیگر راهکارهای جیبیت طراحی شده است تا امضا به مرحلهای جدا از تجربه کاربر تبدیل نشود. بهاین ترتیب، کسبوکار میتواند از استعلام و احراز اطلاعات هویتی و احراز هویت بایومتریک تا دریافت گواهی دیجیتال، مشاهده سند، ثبت امضا و دریافت نسخه امضاشده را در یک جریان دیجیتال مدیریت کند.
جیبیت همچنین بهعنوان دفتر ثبتنام گواهی الکترونیکی (RA) در زنجیره صدور گواهی دیجیتال فعالیت میکند. بنابراین دریافت گواهی نیز میتواند در ادامه همان جریان احراز هویت و امضا قرار بگیرد و کاربر برای تکمیل قرارداد ناچار به طیکردن مسیری پراکنده میان چند تجربه مستقل نباشد.
همچنین امضای دیجیتال جیبیت ازطریق API یا درگاه امضا قابلاتصال به محصول است و کسبوکار میتواند محل و ترتیب مراحل امضا را متناسب با سفر مشتری و تجربه کاربری مطلوب خود تعریف کند؛ بهاین ترتیب، کسبوکار مجبور نیست خود را با یک مسیر ثابت امضا تطبیق دهد؛ امضا در نقطهای از تجربه قرار میگیرد که با منطق محصول، سناریوی قرارداد و رفتار کاربران آن سازگار است.
این تجربه برای مشتری یعنی جابهجایی کمتر میان مراحل و سامانههای مختلف؛ برای کسبوکار یعنی کنترل بیشتر بر تجربه کاربر و وابستگی کمتر به ارسال فایل، هماهنگی و پیگیری دستی و درنتیجه، کاهش هزینه عملیاتی.
مدل مناسب امضای دیجیتال برای هر کسبوکار به محصول، سفر مشتری و سناریوی قرارداد آن بستگی دارد. تیم فروش جیبیت بر همین اساس، مدل مناسب پیادهسازی را با شما بررسی میکند:
امکانات امضای دیجیتال جیبیت: تجربه سادهتر برای کاربر، کنترل بیشتر برای کسبوکار
قابلیتهای امضای دیجیتال زمانی ارزش ایجاد میکنند که بخشی از اصطکاک کاربر و کارهای دستی تیم را حذف کنند. در امضای دیجیتال جیبیت هر قابلیت برای حل بخشی مشخص از مسیر امضا طراحی شده است، از مدیریت چند امضاکننده تا پیگیری قراردادهای نیمهتمام.
هویت امضاکننده را به امضا متصل کنید
تصویر امضا در یک قرارداد بهتنهایی کافی نیست؛ باید بتوان امضا را به هویت امضاکننده منتسب کرد و تغییرات بعدی سند را تشخیص داد. گواهی امضای دیجیتال این ارتباط را ایجاد میکند و جیبیت متناسب با نوع امضاکننده از گواهی حقیقی مستقل، حقیقی وابسته و مهر سازمانی پشتیبانی میکند.
این ویژگی از منظر حقوقی نیز اهمیت دارد. قانون تجارت الکترونیکی برای امضای الکترونیکی مطمئن بر شناسایی امضاکننده، انتساب امضا و امکان تشخیص تغییر در داده تأکید دارد و برای دادهپیامهای مطمئن، با رعایت شرایط قانونی، ارزش اثباتی و قابلیت استناد قائل است؛ بهاین ترتیب، تجربه دیجیتال میتواند در کنار الزامات مربوط به احراز هویت امضاکننده، تمامیت سند و قابلیت استناد قانونی طراحی شود.
قراردادهای چندامضایی را بدون هماهنگیهای پراکنده مدیریت کنید
در قراردادهایی با چند امضاکننده، علاوه بر تعداد افراد، ترتیب امضا نیز میتواند اهمیت داشته باشد. امضای دیجیتال جیبیت امکان تعریف چند امضاکننده و پیشبرد امضاها بهصورت ترتیبی، موازی یا مرحلهای را فراهم میکند.
بهاین ترتیب، جریان امضا از ابتدا مشخص است و تیم نیازی به جابهجایی نسخههای مختلف سند یا هماهنگی جداگانه با هر امضاکننده ندارد. این مزیت با افزایش تعداد طرفهای قرارداد اهمیت بیشتری پیدا میکند.
قرارداد نیمهتمام را به کار تازهای برای تیم تبدیل نکنید
همه کاربران سند را همان لحظهای که دریافت میکنند امضا نمیکنند؛ یکی ادامه کار را به بعد موکول میکند، دیگری هنوز مرحله خودش را تمام نکرده و گاهی لازم است به امضاکننده یادآوری شود که قرارداد منتظر اوست.
امکان ادامه جریان نیمهتمام و ارسال خودکار پیامک به امضاکنندگان کمک میکند بخشی از این پیگیری در خود جریان امضا مدیریت شود؛ در نتیجه، افزایش تعداد قراردادها لزوماً بههمان نسبت تماس، پیام و پیگیری دستی بیشتری برای تیم ایجاد نمیکند.
سناریوی امضا را با قرارداد خود هماهنگ کنید
همه قراردادها ساختار یکسانی ندارند. گاهی یک سند به چند امضا نیاز دارد، گاهی چند سند باید در یک فرایند تکمیل شوند و در برخی سناریوها محل ثبت امضا نیز اهمیت دارد.
جیبیت امکان تعیین محل امضا، مدیریت چند سند و تنظیم جریان امضا متناسب با ساختار قرارداد را فراهم میکند؛ بدون اینکه کسبوکار مجبور باشد فرایند واقعی خود را با یک الگوی ثابت تطبیق دهد.
امضا را به بخشی از محصول خود تبدیل کنید
وقتی امضای قرارداد بخشی پرتکرار از تجربه کاربران است، انتقال آن به یک جریان جداگانه میتواند دوباره اصطکاک ایجاد کند. سرویس امضای دیجیتال جیبیت ازطریق API یا درگاه امضای دیجیتال به محصول و عملیات موجود کسبوکار متصل میشود تا کاربر مرحله امضا را در امتداد همان تجربه اصلی طی کند.
بهاین ترتیب، تیم محصول کنترل بیشتری بر مسیر نهاییشدن قرارداد دارد و امضا بهجای یک عملیات بیرونی پس از onboarding، به بخشی از تجربهای تبدیل میشود که از ابتدا برای کاربر طراحی شده است.
کدام کسبوکارها بیشترین هزینه را برای یک فرایند امضای ناکارآمد میپردازند؟
هرچه امضای قرارداد نقش مهمتری در شروع خدمت، فروش یا عملیات روزانه کسبوکار داشته باشد، هزینه تأخیر و پیگیری دستی آن هم بیشتر میشود. کاربردهای امضای دیجیتال برای کسبوکارها بسیار متنوع است و امضای دیجیتال جیبیت، بهویژه، برای کسبوکارهایی اهمیت پیدا میکند که:
- تعداد زیادی قرارداد را مدیریت میکنند و پیگیری امضا زمان تیم را میگیرد؛
- شروع خدمت یا ورود مشتری به مرحله درآمدزایی به نهاییشدن قرارداد وابسته است؛
- قراردادهایشان به چند امضا یا ترتیب مشخصی از امضاکنندگان نیاز دارد؛
- ثبتنام و احراز هویت را آنلاین کردهاند، اما امضا هنوز خارج از تجربه اصلی محصول انجام میشود؛
- میخواهند امضا را متناسب با سفر مشتری و ازطریق API یا درگاه امضای دیجیتال در محصول خود پیادهسازی کنند.
این شرایط را میتوان در لندتکها و پلتفرمهای اعتباری، بیمه، خدمات مالی و سرمایهگذاری، منابع انسانی، پلتفرمهای خدماتی و بسیاری از شاخههای دیگر دید. وجه مشترک همه این موارد صنعت نیست؛ قرارداد نقطهای تعیینکننده در ادامه رابطه با مشتری است و هر اصطکاک در این مرحله، هزینه بیشتری برای کسبوکار ایجاد میکند.
فاصله میان تصمیم مشتری و امضای قرارداد را کوتاه کنید
تا پیش از تصمیم کاربر، هدف متقاعدکردن اوست؛ پس از تصمیم، هدف باید حذف موانع نهاییشدن مسیر باشد.
وقتی کاربر تا مرحله قرارداد آمده بخش مهمی از مسیر تبدیل را پشت سر گذاشته است. در این نقطه وظیفه فرایند امضا ایجاد مرحلهای تازه نیست؛ باید تصمیمی را که کاربر گرفته است، با کمترین اصطکاک به قرارداد نهایی تبدیل کند.
امضای دیجیتال جیبیت احراز هویت، دریافت گواهی، امضای اسناد و مدیریت امضاکنندگان را در یک جریان منسجم قرار میدهد و امکان میدهد این جریان متناسب با محصول، سفر مشتری و ساختار قرارداد کسبوکار پیادهسازی شود.
اگر فرایند فعلی امضای قرارداد در کسبوکار شما هنوز به ارسال فایل، جابهجایی میان چند سامانه یا پیگیری دستی وابسته است، میتوانید سناریوی فعلی خود را با تیم جیبیت بررسی کنید و مدل مناسب پیادهسازی را بسنجید.
برای بررسی فرایند فعلی امضای قراردادها و طراحی سناریوی متناسب با نیازهای کسبوکارتان، درخواست سرویس امضای دیجیتال را ثبت کنید تا تیم فروش جیبیت با شما در ارتباط باشد.