وقتی یک کسبوکار چند حساب بانکی دارد، هر حساب معمولاً نقش متفاوتی در عملیات مالی آن پیدا میکند؛ از دریافت وجوه و پرداخت و تسویه گرفته تا تجمیع و نگهداری منابع. قابلیت «مدیریت موجودی حسابها» جیبیت با هدف سادهتر کردن مدیریت این حسابها، به کسبوکارها امکان میدهد موجودی حسابهای بانکی خود را در یک بستر مدیریت و پایش کنند و تصویری یکپارچه از وضعیت منابع مالی خود داشته باشند.
به گزارش روابط عمومی جیبیت، مدیریت موجودی در چنین ساختاری فقط به دانستن مجموع منابع مالی کسبوکار محدود نمیشود؛ باید مشخص باشد چه میزان وجه در حساب اصلی باقی بماند، انتقال منابع از چه سطحی از موجودی آغاز شود و وجوه قابل انتقال با چه اولویتی میان حسابهای دیگر توزیع شوند.
در ادامه راهکار مدیریت موجودی حسابها و توزیع خودکار وجوه کسبوکار، توضیح داده شده است.
توزیع دستی موجودی حسابها کجا دشوار میشود؟
فرض کنید بخش عمده دریافتیهای یک پلتفرم یا فروشگاه اینترنتی وارد یک حساب بانکی میشود. قرار نیست تمامی این موجودی در همان حساب باقی بماند؛ بخشی از منابع باید برای استرداد وجه مشتریان، پرداختهای روزانه یا دیگر نیازهای عملیاتی حفظ شود و بخش دیگری قابلیت انتقال به حسابهای دیگر را دارد.
در روش دستی، تیم مالی باید موجودی حساب را بهطور مستمر بررسی کند، زمان مناسب انتقال را تشخیص دهد و منابع را براساس نیاز و سیاست مالی مجموعه میان حسابهای مختلف توزیع کند.
با افزایش حجم عملیات، مسئله فقط بیشترشدن تعداد انتقالها نیست. اجرای یک سیاست مالی تکرارشونده همچنان به بررسی و تصمیمگیری انسانی در هر نوبت وابسته میماند.
توزیع خودکار وجه در جیبیت چگونه انجام میشود؟
قابلیت «مدیریت موجودی حسابها» در پنل پذیرندگان جیبیت برای خودکارسازی همین فرایند طراحی شده است؛ کسبوکار منطق کلی انتقال را مشخص میکند و سامانه در صورت برقرار بودن شرایط تعیینشده، منابع را میان حسابهای تعریفشده توزیع میکند.
برای استفاده از این قابلیت، ابتدا یک حساب بهعنوان حساب مبدأ مشخص میشود؛ حسابی که قرار است بخشی از موجودی آن در صورت فراهمشدن شرایط به حسابهای دیگر منتقل شود. سپس یک یا چند حساب مقصد تعریف میشوند و در صورت وجود چند مقصد، میتوان ترتیب اولویت آنها را نیز مشخص کرد.
منطق انتقال براساس چند متغیر اصلی شکل میگیرد: حداقل موجودی حساب مبدأ، آستانه شروع انتقال، اولویت حسابهای مقصد و سقف هر تراکنش.
پس از فعالشدن قابلیت، موجودی حساب مبدأ بهصورت دورهای بررسی میشود. در صورت فراهمبودن شرایط انتقال، براساس تنظیمات تعریفشده و محدودیتهای بانکی مبلغ قابلانتقال محاسبه و توزیع در حسابهای مقصد انجام میشود.
توزیع خودکار وجه چه کاربردهایی دارد؟
کاربرد این قابلیت به یک الگوی مشخص محدود نیست. بسته به ساختار مالی کسبوکار، حسابهای مقصد میتوانند نقشهای متفاوتی داشته باشند و منابع قابلانتقال بهصورت بهینه میان آنها توزیع شوند.
انتقال منابع به حساب تسویه یا پرداخت: حساب دریافت وجوه در برخی کسبوکارها با حسابی که پرداختهای خروجی از آن انجام میشود یکسان نیست؛ برای مثال، یک پلتفرم ممکن است درآمد خود را در یک حساب دریافت کند، اما پرداخت به فروشندگان، کاربران یا شرکای تجاری یا سرمایه انسانی از حساب دیگری انجام شود.
در این ساختار، حساب مورداستفاده برای تسویه یا پرداخت میتواند بهعنوان یکی از مقصدها تعریف شود تا در صورت فراهمبودن شرایط انتقال در حساب مبدأ، بخشی از منابع قابل انتقال به آن منتقل شود.
انباشت منابع در حساب خزانه: بعضی کسبوکارها یک حساب را عمدتاً برای دریافت وجوه به کار میگیرند و ترجیح میدهند منابع مازاد در یک حساب اصلی یا حساب خزانه تجمیع شوند.
در این شرایط، حساب خزانه میتواند بهعنوان مقصد تعریف شود تا منابع قابل انتقال بهجای باقیماندن در حساب دریافت، براساس سیاست مالی مجموعه به آن منتقل شوند.
بهاین ترتیب، تجمیع منابع به بررسی دستی موجودی در پایان روز یا ثبت مداوم انتقالهای جداگانه وابسته نمیماند.
انتقال منابع به حسابی با شرایط مناسبتر برای کسبوکار: همه حسابهای بانکی الزاماً کارکرد یا شرایط یکسانی برای کسبوکار ندارند. نوع خدمات بانکی در دسترس، توافق کسبوکار با بانک یا سیاست داخلی مجموعه ممکن است باعث شود نگهداری بخشی از منابع در یک حساب نسبت به حساب دیگر مطلوبتر باشد.
در چنین شرایطی، کسبوکار میتواند موجودی موردنیاز عملیات را در حساب مبدأ حفظ کند و منابع قابل انتقال را به حسابی هدایت کند که نگهداری وجه در آن با سیاست مالی مجموعه سازگارتر است.
مدیریت بهینه موجودی حسابها ازطریق توزیع خودکار وجه
وقتی منطق نگهداری و انتقال موجودی از قبل مشخص است، دلیلی ندارد تیم مالی هر بار همان تصمیمها را بهصورت دستی تکرار کند. با قابلیت «مدیریت موجودی حسابها» در جیبیت، میتوانید حداقل موجودی موردنیاز حساب مبدأ، آستانه انتقال، حسابهای مقصد و اولویت آنها را متناسب با ساختار مالی کسبوکارتان تعریف کنید تا موجودی حسابها براساس همین قواعد، بهصورت مستمر در سطح بهینه نگه داشته شود.
بهاین ترتیب، حساب عملیاتی موجودی موردنیاز خود را حفظ میکند، جریان منابع میان حسابها براساس سیاست مالی کسبوکار پیش میرود و منابع قابل انتقال به حسابهای مقصد میرسند؛ بدون اینکه با افزایش حجم عملیات، نیاز به پایش و انتقال دستی نیز به همان نسبت افزایش پیدا کند.
صاحبان کسبوکاری که مدیریت چند حساب بانکی بخشی از عملیات روزانه کسبوکار آنهاست، میتوانند برای فعالسازی قابلیت «مدیریت موجودی حسابها» در جیبیت، با تیم فروش جیبیت تماس بگیرند.