تیم مالی باید تسویه با سههزار تأمینکننده را انجام دهد. اطلاعات بانکی و هویتی تأمینکنندگان در یک فایل Excel جمعآوری شده، اما همه ردیفها برای واریز آماده نیستند: در بعضی ردیفها فقط شماره کارت آمده و برای تسویه به شماره شبا نیاز است؛ وضعیت و نام صاحب بعضی شماره شباها باید بررسی شود و اطلاعات هویتی پذیرندگان نیز به تأیید نیاز دارد. تیم مالی باید اطلاعات کارتها را بررسی کند، شماره شباهای موجود را استعلام بگیرد، شماره شباهای ناقص را دریافت و اطلاعات هویتی هر پذیرنده را کنترل کند. در این مقیاس، استعلام تکبهتک اطلاعات هم وقتگیر است و هم با احتمال اشتباه همراه است. چطور میتوان همه اطلاعات را پیش از شروع عملیات یکجا بررسی کرد؟
به گزارش جیبیت، با استعلام گروهی جیبیت کاربران میتوانند تا ۱۰ هزار درخواست بهازای هر سرویس را در یک فایل Excel بارگذاری و نتیجه بررسی همه رکوردها را بهصورت فایل دریافت کنند. در ادامه این مطلب توضیح دادهایم که این قابلیت برای چه دادههایی و در چه موقعیتهایی کاربرد دارد.
وقتی بررسی تکبهتک دادهها پاسخگو نیست
استعلام گروهی رسیدگی به حجم بالای دادههای بانکی و هویتی را از مجموعهای از کارهای پراکنده به فرایندی منظم و قابلپیگیری تبدیل میکند. بهجای اینکه هر درخواست جداگانه وارد و نتیجه آن در محل دیگری ثبت شود، ورودیهای همجنس در یک فایل قرار میگیرند و نتایج نیز در قالب یک فایل خروجی دریافت میشوند.
این روش حجم ورود دستی اطلاعات و نیاز به جمعآوری و تطبیق خروجیهای پراکنده را کاهش میدهد؛ درنتیجه، احتمال جاافتادن رکوردها، ثبت دوباره درخواستها یا شناسایی دیرهنگام اطلاعات نامعتبر کمتر میشود. کسبوکار نیز میتواند پیش از پرداخت، تسویه، مهاجرت داده یا اجرای یک کمپین، موارد نیازمند بررسی را از سایر رکوردها جدا و برای پیگیری آماده کند.
خروجی یکپارچه، همکاری میان تیمهای مالی، داده، عملیات و پشتیبانی را نیز سادهتر میکند. همه تیمهای درگیر به یک مرجع مشترک دسترسی دارند و میتوانند وضعیت رکوردها را بررسی، موارد مسئلهدار را پیگیری و نتیجه اقدامات خود را با یکدیگر هماهنگ کنند. همچنین برای عملیات فایلمحورِ موردی یا دورهای، نیازی نیست هر بار فرایند فنی جداگانهای طراحی شود.
چگونه فایل استعلام گروهی پردازش میشود؟
هر ردیف از فایل در استعلام گروهی بهعنوان یک درخواست جداگانه پردازش میشود، بدون آنکه لازم باشد اطلاعات ردیفها یکییکی در سامانه وارد شوند. ابتدا باید سرویس استعلامی مدنظر انتخاب و سپس دادهها براساس قالب همان سرویس در فایل Excel ثبت شوند. هر فایل باید شامل ورودیهای یکسان و همجنس باشد؛ برای مثال، شمارهکارتها، شمارهشباها یا اطلاعات هویتی باید در فایلهای جداگانه قرار بگیرند و نمیتوان ورودی چند سرویس را در یک فایل ترکیب کرد.
پس از بارگذاری و پردازش، فایل نتیجه همه درخواستها در قالب یک فایل خروجی در اختیار کاربر قرار میگیرد. نوع اطلاعاتی که میخواهید بررسی کنید، مشخص میکند باید از کدام سرویس استعلام گروهی استفاده کنید؛ در ادامه، ورودی و خروجی هر سرویس را بررسی میکنیم.
از استعلام دادههای بانکی تا اطلاعات هویتی
انتخاب سرویس استعلام گروهی به نیاز کسبوکار، نوع داده ورودی و اطلاعاتی بستگی دارد که باید در خروجی دریافت شود. جیبیت امکان پردازش گروهی شماره کارت، شماره شبا و اطلاعات هویتی را فراهم میکند، با این شرط که ورودیهای هر سرویس در فایل جداگانهای قرار بگیرند.
- استعلام گروهی اطلاعات کارت: ورودی این سرویس شماره کارت ۱۶رقمی است و اطلاعات کارت و دارنده آن در خروجی ارائه میشود. این اطلاعات به کسبوکار کمک میکند کارتهای نامعتبر یا رکوردهای نیازمند پیگیری را پیش از شروع عملیات شناسایی کند.
- استعلام گروهی اطلاعات شبا: ورودی این سرویس شماره شباست و در خروجی اطلاعاتی مانند بانک، شماره حساب، وضعیت شبا و نام صاحب یا صاحبان حساب ارائه میشود.
- تبدیل گروهی کارت به شبا: این سرویس شماره کارت ۱۶رقمی را دریافت میکند و شماره شبا، بانک، شماره حساب، وضعیت شبا و نام صاحب یا صاحبان حساب را در خروجی قرار میدهد. تبدیل کارت به شبا برای کارتهای نقدی قابلاستفاده است.
- استعلام گروهی اطلاعات هویتی: این سرویس کد ملی ۱۰رقمی و تاریخ تولد شمسی را دریافت میکند و در خروجی اطلاعاتی مانند نام، نام خانوادگی، نام پدر، جنسیت، وضعیت حیات و مشخصات شناسنامهای ارائه میشود.
هر یک از این سرویسها به فایل جداگانهای نیاز دارند. اگر دادههای موجود شامل شماره کارت، شماره شبا و کد ملی هستند، باید آنها را براساس نوع استعلام تفکیک و در فایلهای مجزا بارگذاری کنید.
استعلام گروهی در چه موقعیتهایی کاربرد دارد؟
استعلام گروهی زمانی کاربرد دارد که نتیجه بررسی تعداد زیادی رکورد، پیشنیاز یک تصمیم یا عملیات دیگر باشد. این نیاز ممکن است پیش از پرداخت، هنگام تکمیل یا انتقال دادهها یا در جریان رسیدگی به فایلهای انباشته ایجاد شود. وجه مشترک این موقعیتها آن است که اطلاعات باید پیش از استفاده بهصورت یکپارچه بررسی شوند و رکوردهای نیازمند پیگیری از سایر موارد جدا شوند.
پیش از پرداخت و تسویه
فایل پرداخت آماده است، اما پیش از ارسال باید مشخص شود شماره کارتها و شماره شباهای ثبتشده معتبرند و به افراد مدنظر تعلق دارند. استعلام گروهی کمک میکند رکوردهای نیازمند پیگیری پیش از شروع عملیات شناسایی شوند، نه پس از ناموفقماندن بخشی از واریزها. با استعلام گروهی میتوان اطلاعات بانکی ثبتشده در فایل را پیش از شروع عملیات بررسی و موارد نیازمند اصلاح یا پیگیری را شناسایی کرد.
تکمیل و تبدیل اطلاعات بانکی و هویتی
ممکن است شماره کارت افراد در فایل ثبت شده باشد، اما ادامه کار به شماره شبا نیاز داشته باشد؛ یا پروندههای مشتریان و پذیرندگان برای تکمیل به بررسی اطلاعات هویتی نیاز داشته باشند. در این موقعیت، سرویسهای تبدیل کارت به شبا و استعلام اطلاعات هویتی، داده موردنیاز مرحله بعد را فراهم میکنند.
استعلام اطلاعات هویتی نیز برای بررسی و تکمیل گروهی رکوردهای مشتریان، کارکنان یا پذیرندگان کاربرد دارد. نتیجه استعلام مشخص میکند کدام اطلاعات با دادههای هویتی دریافتشده مطابقت دارند و کدام رکوردها پیش از استفاده به بررسی بیشتری نیاز دارند.
مهاجرت داده، فایلهای قدیمی و عملیات پشتیبانی
در جریان مهاجرت به یک سامانه جدید، بازیابی نسخه پشتیبان یا رسیدگی به درخواستهای انباشته پشتیبانی، فایلی دوباره در اختیار تیم قرار میگیرد که مدتها از ثبت اطلاعات آن گذشته است. پیش از استفاده از این فایل باید مشخص شود کدام رکوردها همچنان معتبرند و کدام موارد به پیگیری نیاز دارند. استعلام گروهی کمک میکند پیش از استفاده دوباره از این اطلاعات، وضعیت رکوردها مشخص و موارد نامعتبر یا نیازمند پیگیری شناسایی شوند. این قابلیت مهاجرت یا بازیابی داده را انجام نمیدهد؛ بلکه اطلاعات لازم برای ادامه این فرایندها را فراهم میکند.
ممیزی و کنترل کیفیت دادهها
استعلام گروهی میتواند بخشی از فرایند ممیزی دادهها باشد؛ برای مثال، هنگام بررسی اطلاعات پذیرندگان، اعتبارسنجی اطلاعات مشتریان یا کنترل کیفیت دیتابیس پیش از اجرای یک کمپین یا مهاجرت. در این کاربرد، هدف صرفاً اصلاح چند رکورد اشتباه نیست؛ تیمهای داده و عملیات میتوانند با بررسی یکجای اطلاعات، دامنه رکوردهای مسئلهدار را مشخص و پیگیری آنها را اولویتبندی کنند.
پنل پذیرندگان و API؛ دو مسیر برای استعلام دادهها
سرویسهای استعلامی جیبیت هم ازطریق API و هم در پنل پذیرندگان در دسترساند. در اتصال API، هر بار که اطلاعات تازهای در نرمافزار کسبوکار ثبت میشود و به بررسی نیاز دارد، درخواست استعلام بهصورت خودکار ارسال و نتیجه دریافت میشود. در پنل جیبیت میتوان بدون اتصال فنی، یک درخواست موردی را ثبت کرد یا فایل حاوی درخواستهای گروهی را برای پردازش بارگذاری کرد.
اگر هر رکورد باید پس از ثبت در سامانه کسبوکار و بهصورت خودکار طی روندی که کسبوکار تعیین کرده است بررسی شود، API مسیر مناسبی است، اما گاهی به استعلام موردی نیاز است یا اطلاعات در قالب فایل Excel جمع شدهاند؛ در این موارد میتوان از پنل جیبیت چه برای استعلام موردی و چه استعلام گروهی استفاده کرد. یک کسبوکار میتواند متناسب با نوع عملیات خود از یکی یا ترکیبی از این مسیرها استفاده کند.
استعلام گروهی؛ ۱۰۰۰۰ درخواست را در یک فایل پردازش کنید
استعلام گروهی برای کسبوکارهایی کاربرد دارد که پرداختها، تصمیمها یا عملیات آنها به صحت تعداد زیادی داده بانکی و هویتی وابسته است. تیمهای مالی، داده، عملیات و پشتیبانی میتوانند بهجای بررسی پراکنده رکوردها، نتیجه هزاران درخواست را در یک خروجی منظم دریافت و موارد نیازمند پیگیری را پیش از ورود به مرحله بعد شناسایی کنند.
این قابلیت اطلاعات لازم برای ادامه عملیاتهای مختلفی ازجمله پرداخت، تسویه، مهاجرت یا اصلاح دیتابیس را بهشکلی یکپارچه و قابلپیگیری فراهم میکند.
اگر تیم مالی، عملیات یا پشتیبانی شما بهصورت دورهای فایلهای حجیم را بررسی میکند، استعلام گروهی میتواند زمان آمادهسازی دادهها را بهطور قابلتوجهی کاهش دهد. برای استفاده از این قابلیت، پنل جیبیت ثبتنام کنید و سرویسهای استعلامی را فعال کنید.